تطوير الموارد البشرية

1. أهـداف التدريب والتطوير والتعليـــم
 
يعتمد التدريب على الغايات المنصوص عليها في إستراتيجية الدائرة وقيمها، وبما يتوافق مع رسالتها ورؤيتها في المقام الأول. وإذ تهدف برامج التدريب والتطوير والتعليم إلى تحسين وتحديث مستوى وجودة كفاءات الأداء في الوظائف المناط بها إلى مختلف الوحدات الإدارية الرئيسية بدائرة جمارك دبي، بحيث تتبوأ الدائرة مكانة مرموقة قادرة على مواكبة ما تمليه التغييرات على المستويات المحلية والإقليمية والعالمية بفاعلية وإيجابية، فأن التدريب والتطويروالتعليم يسعـى إلى تحقيق الأهــداف في ظل القواعد العامة التاليـة:
• تنمية معارف ومهارات وقدرات القوة البشرية، باعتبارها رأس المال الحقيقي، واستثمار الوقت والجهد والمال في سبيل زيادة تأهيل الموظفين لإنجاز مسؤوليات العمل بصورة مباشرة.
• توطيد أركان علاقة تفاهم وثقة متبادلة بين الدائرة وعملائها الداخليين والخارجيين وتقديم خدمات منظمة تحظى برضا العملاء، وذلك في إطار القوانين والتشريعات المعمول بها.
• تبسيط وتنسيق وتحديث ومراجعة الإجراءات بما يكفل تحقيق الجودة واختصار الوقت والجهد والتكلفة، والاستفادة المثلى من وسائل تقنية المعلومات والاتصالات.
• متابعة وتقييم التحولات السريعة المتوالية في بيئة العمل الجمركي واتخاذ التدابير اللازمة لمواجهتها.
• تكثيف الاتصال بالمد راء والموظفين الإشرافيين، للاستفادة من تقييمهم لمستويات الأداء، وتحديد احتياجات التدريب والتطوير والتعليم.
• مد الوحدات الإدارية الرئيسة بمعلومات عما يطرأ من جديد في مجال التدريب والتطوير والتعليم وخاصة التي تتناسب مع احتياجات نوعية في العمل، وذلك للاستفادة من هذه المعلومات في رسم الخطط والمناهج.
• استقصاء وجهات نظر الموظفين فيما يحتاجون إليه من تدريب وتطوير وتعليم في إطار احتياجات الدائرة.
• إجراء مقابلة بين الاحتياجات التي يحددها المدراء والموظفون الإشرافبون وما يعلن عنها الموظفون، واستخلاص قائمة بالاحتياجات الفعلية وفقا لمنهجية محددة، وإدراجها ضمن خطة تدريب سنوية.
• حصر المهام التي تتسم بأداء دون المستوى المطلوب، وتحليلها، وتصميم المناهج الكفيلة برفع مستوى الأداء، ثم اختيار وسائل التدريب والتطوير والتعليم المناسبة، وتنفيذ البرامج، وتقييم العائد منها.
• مراجعة خطط إدارة الموارد البشرية وخاصة فيما يتعلق بالتطوير المهني والتوظيف، ومقابلة احتياجاتها بوسائل قد لا تكون بالضرورة مطابقة للمناهج المتعارف عليها في التدريب والتعليم.
• الاستفادة من البرامج التدريبية والندوات والمؤتمرات ذات العلاقة بخصائص العمل في البيئة الجمركية، والتي تقدمها مؤسسات متخصصة معتمدة محلياً وإقليميا وعالميا.
• إشراك موظفي الدائرة ممن يتوافر لديهم الخبرة المناسبة في تنفيذ فعاليات التدريب والتطوير لمستوى العملاء الداخليين والخارجيين.
• تحديد، وتحليل، وتصميم، وتطوير، وتقييم برامج التدريب والتطوير التخصصي والتعليم تقوم على الأسس التالية:
1. خطة دائرة جمارك دبي.
2. تحليل الاحتياجات.
3. كفاءات الأداء المرسومة وغاياتهـــا.
4. متطلبات اعتماد البرامج على المستوى المحلي والعالمي.
5. منهج تحديث وتحسين إجراءات العمل.
2. منهجيـــــة التدريب
 
تباشـر إدارة تطويرالموارد البشرية المهام التاليــة:
• تحليل احتياجات التدريب :
- تحليل أداء الموظفين.
- تحليل مهام الوظائف.
- تشـخيص الأداء غير المقبول.
- تحديد طبيعة ومحتوى برامج التدريب.
- صياغة أهداف التدريب.
- إعداد مادة التدريب.
- إعداد آليات التقييم ومســـتوياته.
- تنفيذ برنامج التدريب على أساس الاختبار.
- تصميم البرنامج النهائي وتطوير مادته.
• تنفيذ برامج التدريب بعد اعتماده من الجهة المستفيدة.
• تقييم العائد من التدريب أثناء التنفيذ وفي نهاية مدته.
• تقييم مستوى أداء الموظف المتدرب عقب استئنافه مهام عمله
• اتخاذ ترتيبات استكمال مهمة تزويد المتدرب بما يحتاج إليه الأداء من معارف ومهارات وقدرات .
3. آليـــــــات التدريب
 
يعتمد التدريب آلية تحليل الاحتياجات التدريبية كخطوة أساسية أولية تؤدي إلى تصميم البرامج ثم تطويرها، واختبار جدواها، وتنفيذ فعالياتها، وتقييم مستوى أداء المتدربين في مراحل التنفيذ، وقياس العائد منها بعد التحاق المتدرب بعمله. والهدف من تحليل احتياجات التدريب أن يبين الآتي :
• هل هناك قصور في الأداء وما هي أسبابه ؟
• هل التدريب هي الوسيلة الناجحة لعلاج القصور في الأداء ؟
• ما هو التدريب المناسب منهجا ًوأسلوباً لتزويد الموظف بما يحتاج إليه الأداء من معارف ومهارات وقدرات؟
يضاف لذلك أن استيعاب معلومات عن معارف ومهارات وقدرات الموظفين المستهدفين للتدريب يؤدي إلى تحديد أهداف التدريب بما يحقق أهداف دائرة جمارك دبي من جهة ويقابل الاحتياجات النوعية للمتدربين من ناحية أخرى. من أهداف تحليل احتياجات التدريب أن يشمــل تصميم وتطوير نظام تقييم للعائد من التدريب في جميع مراحله، بحيث ينشأ عن التقييم منهجية تعنى بأهداف قريبة المدى من ناحية وبعيدة من ناحية أخرى. يتناول منهاج تحليل احتياجات التدريب بالاختبار الأمور التاليــة:
• خطط دائرة جمارك دبي في الحاضر والمستقبل.
• استراتيجية الدائـــرة.
وللحصول على البيانات الخاصة بمنهاج تحليل احتياجات التدريب، تستعين الإدارة الوسائل التالية:
• الاستبيانات
• المقابلات الشخصية
• المناقشات الجماعية
• الأوصاف الوظيفية والكفاءات المحددة
• الأداء السابق
• الوثائق والسجلات المحررة
• المشــــــاهدة
ولكل وسيلة من هذه الوسيلة طريقة محددة لإنجاز العائد منها، ونظراً للارتباط الوثيق بين تحليل احتياجات التدريب، وتصميم البرامج، واختبار جدواها قبل تنفيذها، ثم تنفيذها وتقييم العائد منها، فإن الإدارة تحرص على أن يتم هذا العمل عن طريق فريق متخصص وفقاً لإجراءات محددة. الخطوة التالية لتحليل احتياجات التدريب، تتناول إعداد وتصميم وتطوير مادة التدريب بناءً على النتائج التي توصلت إليها منهجية تحليل احتياجات التدريب، كما تتناول هذه الخطوة الثانية أيضاً تصميم آليات التقييم لكافة مراحل البرامج ومكوناته، وصولاً إلى معلومات يستفاد منها في التعرف على مستويات الأداء في العمل، وتشخيص أوجه القصور وأسبابه، وإعداد مستويات وآليات تبين إلى أي درجة كان البرنامج ناجحاً في تحقيق أهدافه ويتم إنجاز العمل الخاص بهذه المرحلة عن طريق فريق يناط به مهمة الإعداد والتصميم والتطوير واختبار المادة للتحقق من جدواها وتلافي أوجه القصور بها قبل تنفيذها، ثم إحالتها إلى مدير إدارة تطوير الموارد البشرية ومدير الوحدة الإدارية الرئيسية بالدائرة المختص للاعتماد، تمهيداً لإحالة المادة إلى المدربين لتنفيذ فعالياتها. على عاتق قسم تنفيذ وتقييم وتوثيق البرامج تقع مسؤولية تقديم مادة التدريب، وتقييم العائد منها في جميع المراحل، للتأكد من أن المعارف والمهارات والقدرات التي أكتسبها المتدربون تفي باحتياجات الأداء. ويهدف التقييم إلى تحقيق الأهداف التالية:
• إدراك انطباعات المتدربين عن جوانب محددة في البرنامج بموجب استبيانات تعد بياناتها في نهاية الدورة.
• التكهن بمستوى الأداء في مقر عمل المتدرب.
• التعرف على مقدرة المتدرب في تطبيق ما أكتسبه من معارف ومهارات وقدرات في مجال العمل.
• مشاهدة الموظفين أثناء مزاولتهم لأعمالهم أو القيام بمقابلة شخصية لهم مع رؤسائهم وأقرانهم في العمل وعملائهم، وذلك بعد مدة ثلاثة أشهر من التحاقهم بدورة التدريب.
وعلى ضوء نتائج التقييم ينظر في مدى الحاجة إلى برامج هدفها استكمال النواقص وتحقيق الأهداف، وتأخذ مهمة التقييم في اعتبارها أيضاً احتساب العائد من الأستثمار في التدريب.
 
4. أســس خطـة التدريب والتعليم والتطــوير
 
تقوم هذه الأســس على الخطــوات التاليـــة:
• تحليل احتياجات التدريب والتعليم والتطوير للموظفين.
• ترجمة احتياجات الإدارة إلى احتياجات تدريب وتعليم وتطوير الموظفين.
• اعتماد أساسيات الكفاءات الثلاثة:
1. الفنيــة
2. الشخصية
3. الإداريــة
• تحديد أولويات تدريب وتعليم وتطوير الموظفين.
• إشراك الإداريين والإشرافيين المسؤولين في عملية تحديد احتياجات الموظفين.
• اختيار وسائل التدريب والتطوير والتعليم المناسبة.
• إعداد خطة التدريب السنوية.
• تطبيق معايير التدريب والتطوير والتعليم الفعالة التي تنص على:
1. مساهمة الموظفين في تحقيق أهداف الأداء.
2. مستوى الكفاءة التي يحصل عليها الموظفون.
• تحديد الكفاءات المراد الحصول عليها قبل الشروع في تنفيذ البرامج.
5 . معايير اختيار عروض التدريب
 
عقب تحديد احتياجات التدريب وتقييم مستوى المرشحين للتدريب، تخضع عروض التدريب إلى المعايير التالية قبل الموافقة عليه :
• أهداف الدورة التدريبية مقابل أهداف الدائرة.
• المستوى المطلوب للمتدربين المستفيدين من الدورة.
• محتويات البرنامج ومطابقته لكفاءات الأداء واحتياجاته ومستوياته.
• منهجية إعداد المادة التدريبية.
• مستوى، وطبيعة التطبيقات العملية للبرنامج.
• جدول التنفيذ الزمني.
• مقارنة البرنامج بأفضل الممارسات النوعية.
• طرق تقييم أداء المتدربين أثناء تنفيذ البرنامج وفي نهايته.
• تقييم العائد من التدريب والاستثمار فيه.
• السيرة الذاتية المهنية للمدرب.
• تكاليف تنفيذ الدورة.
• إيضاح العلاقة بين أهداف الدورة والكفاءات المراد الحصول عليها.
• المقارنة بين طريقة إعداد البرنامج وتقديمه وطريقة التعليم عند المتدرب.
• متابعة وملاحظة أداء المدرب أثناء قيامه بتنفيــذ فعاليات الدورة.